پلمپ دفاتر تجاری
همه ی شرکت ها، سازمان ها، موسسات و… که موظف به پرداخت مالیات هستند. باید کلیه نقل و انتقال ها و فعالیت های مالی خود را در محل مشخصی ثبت نمایند.
قانون برای این منظور دفاتر پلمپ را در نظر گرفته است. افراد موظف اند دفاتر پلمپ را از سازمان امور مالیاتی تحویل بگیرند و از آن ها استفاده نمایند.دفاتری که گفتیم به عنوان دفاتر قانونی و دفاتر تجاری هم شناخته می شوند. این دفاتر همان طور که گفتیم برای مشخص کردن فعالیت های مالی شما است. تجار و شرکت ها اجبارا باید این دفاتر را پر نمایند. این دفاتر بر اساس کاربرد به صورت 50 و100 و 150 برگی ارائه می شوند.
تمامی شرکت ها باید کارکردشان را با تکمیل این دفاتر اعلام نمایند. در صورتی که این کار را انجام ندهید، شرکت علی الراس خواهد شد که هزینه های اضافی برایتان به بار می آورد. حتی در صورتی که شرکت شما فعالیتی ندارد باز هم برای مشخص کردن عملکرد مالی تان باید این دفاتر را تکمیل کنید. در این شرایط دفاتر به صورت خالی تحویل داده می شود.
دلیل این که به این دفاتر می گوییم دفاتر پلمپ، این است که تمامی صفحات ان ها در اداره مالیات و ثبت شرکت پلمپ می شود.
دفاتر تجاری و دفاتر قانونی تفاوتی دارند؟
گاهی دیده می شود که برخی افراد میان پلمپ دفاتر اداری و پلمپ دفاتر قانونی تفاوت هایی قائل می شوند. به اشتباه این دو را به عنوان ماهیت های جداگانه ای می پندارند. اما هر دوی این عبارات به یک معناست و تفاوتی ندارد.
دفاتر قانونی چه هستند؟
دفاتر قانونی که به آن دفاتر تجاری هم می گویند برای کاربردهای مخصوص مالی و مالیاتی استفاده می شوند. برای انجام امور مربوط به پلمپ دفاتر و نوشتن دفاتر قانونی حتما از کارشناسان حسابداری و مالی باید کمک بگیرید.
دفاتر قانونی به دو گروه دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم می شوند که در ادامه به توضیح آن ها می پردازیم.
دفاتر رسمی چه هستند؟
بر اساس قانون تجارت، 4 نوع دفاتر قانونی رسمی وجود دارد که عبارتند از:
- دفاتر رسمی روزنامه
- دفاتر رسمی کل
- دفاتر رسمی دارایی
- دفاتر رسمی کپیه
1) دفاتر رسمی روزنامه:
از میان دفاتر رسمی قانونی، دفتر روزنامه بسیار مهم است. برای پلمپ دفاتر با این دفتر سر و کار داریم. تمامی تجار، شرکت ها و… باید تمامی امور مربوط به به بستانکاری، بدهکاری، معملات تجاری، ظهر نویسی، اسناد معاملات و… را در این دفتر وارد نماید.
تمامی مبالغی که برای مخارج شخصی برداشت می شود و امور واردات و صادرات هم باید در این دفتر ذکر شود.
دفتر روزنامه خودش به دو گروه تقسیم می شود: دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی.
دفتر روزنامه عمومی:
در این دفتر، شرکت ها و نیز تجار کلیه معاملات مالی و دیگر موارد مربوطه را باید به ثبت برسانند. ثبت دقیق اطلاعات مهم است و باید به آن توجه کنید.
دفتر روزنامه اختصاصی:
دفتر اختصاصی به دفتری می گوییم که بر اساس نوع معامله ها و به تفکیک، مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان مثال می توان برای عملیات مالی خرید از یک دفتر استفاده کرد و برای عملیات مربوط به فروش از دفتری دیگر برای پرداخت های نقدی، پرداخت های غیر نقدی و… هم از دفاتر جداگانه استفاده می شود.
2) دفاتر رسمی کل
دفتر کل از جمله دفاتری است که برای پلمپ دفاتر تجاری از آن استفاده می شود. دفتر کل دفتری است که همه عملیات مالی که در دفتر روزنامه ثبت شده به آن منتقل می شود. خاصیتی که دفتر کل دارد این است که بر اساس نحوه نگارش آن می توان، صورت های مالی و نیز مانده حساب را از آن به دست آورد.
در دفتر کل به ازای هر حساب، یک صفحه وجود دارد. هر تاجر باید حداقل هفته ای یک بار معامله های خود را در دفتر روزنامه بررسی کرده، نوع معامله را مشخص کند و سپس در صفحه مخصوص در دفتر کل وارد نماید.
3) دفتر رسمی دارایی
تجار باید هر ساله لیست کاملی از انواع دارایی های خود، بدهکاری ها و مطالبات یک ساله را در این دفتر وارد نمایند. اطلاعات باید به صورت ریز به ریز و کاملا دقیق و به ترتیب وارد شود و سپس توسط شخص امضا شود. تکمیل دفتر رسمی دارایی حداکثر تا پانزدهم فروردین سال بعد باید انجام شود.
نکته : در حال حاضر در هنگام پلمپ دفاتر تجاری، از دفتر دارایی استفاده نمی شود.
4) دفتر رسمی کپیه :
تجار تمامی صورتحساب ها، مخابره ها، مرسوله ها و… را باید در این دفتر وارد نمایند. تاریخ امور هم مهم است و باید به درستی وارد شود. اسناد تمامی موارد گفته شده باید به ترتیب و بر اساس تاریخ ورود مرتب شده ودر لفاف و جلدهای مخصوص نگه داری گردد.
نکته ای که باید بدانید این است که هنگام اخذ پلمپ دفاتر قانونی، تنها دفتر کل و دفتر روزنامه مورد نیاز است و دفتر کپیه هم مانند دفتر دارایی مرسوم نیست.
دفاتر غیر رسمی شامل چه مواردی هستند؟
از جمله دفاتر قانونی، دفتر معین است که غیر رسمی می باشد. از این دفتر برای جدا کردن حساب های دفتر کل در صورت لزوم استفاده می شود.
انواع دفتر معین کدام است؟
- دفتر معین مخصوص بدهکاران
- دفتر معین مخصوص بستانکاران
- دفتر معین برای اموال
مواقعی هست که نمی توان اطلاعات مشخص حساب ها را از دفتر کل پیدا کرد. در این موارد این حساب ها را در دفاتر معین می نویسیم.
مراحل پلمپ دفاتر
برای پلمپ دفاتر تجاری باید به سامانه اداره ثبت شرکت ها یعنی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. کار شما در قسمت پلمپ دفاتر تجاری انجام می شود. در صورتی که شخص متقاضی، شخصی حقوقی باشد که به عنوان مثال در قالب یک شرکت فعالیت می کند باید بخش مربوط به شخص حقوقی را انتخاب کنید.
اطلاعاتی که برای شخص حقوقی باید وارد نمایید شامل شناسه ملی، تابعیت، کد پستی و شماره تلفن ثابت و همراه است. پس از این تمامی اطلاعیه هایی که در قالب پیامک ارسال می شوند. به شماره همراهی که در این قسمت وارد کرده اید ارسال خواهد شد.
فیلدهای مربوط به قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را تکمیل نمایید. سال، ماه و روز مالی را باید بر اساس آن چه در اساسنامه شخصیت حقوقی مشخص شده تکمیل نمایید. سامانه به طور اتوماتیک پایان سال مالی را تعیین می کند.
در مرحله بعد باید اطلاعات آدرس مربوطه برای دریافت دفاتر پلمپ شده را وارد نمایید.
آیا مشخصات هیئت مدیره در پلمپ ضروری است؟
بله ضروری است، در این گام باید اطلاعاتی در مورد اعضای هیات مدیره را وارد نمایید. اعضا باید مشخص شوند، سمت هر کدام باید بیان شود، مدت تصدی به صورت محدود یا نامحدود باید معلوم شود و تاریخ شروع فعالیت را هم باید ذکر نمایید. هم چنین حدود حق امضاء را هم باید مشخص نمایید.
” دفتر مورد تقاضای شخص” هم مرحله ای است که باید تکمیل نمایید. در این مرحله نوع دفتری که می خواهید باید مشخص می گردد. به عنوان مثال شما ممکن است به دفتر کل، دفتر روزنامه و… احتیاج داشته باشید. هم چنین باید تعداد برگ های دفتر، تعداد جلدها و نیز اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید.
پس از انجام مراحل قبلی وارد صفحه ای می شوید که جهت تایید اطلاعات تهیه شده است. در این مراحله با زدن گزینه مربوطه، اطلاعات را تایید می کنید تا وارد مرحله بعد شوید.
پس از این که اطلاعات قبلی را به درستی وارد نمودید باید بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کنید. شما باید اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر را مهر و امضاء کنید و به همراه سایر مدارک مورد نیاز به اداره ثبت ارسال کنید. اداره ثبت، دفاتر پلمپ شده را برای شما به آدرسی که مشخص می کنید ارسال خواهد کرد.
پس از این که کد پیگیری دریافت نمودید بر روی گزینه پلمپ دفاتر کلیک نمایید. شماره پیگیری و نیز تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه وارد نمایید و بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کنید.
کارشناسان حقوقی مدارک شما را بررسی می کنند. در صورتی که مدارک شما مورد تایید کارشناس باشد می توانید برای پرداخت وجوه مربوط به پلمپ دفاتر اقدام کنید. شما باید وجوه را از طریق خود سامانه پرداخت نمایید. پیگیری پلمپ دفاتر از طریق همین سامانه امکان پذیر است.
مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی برای پلمپ دفاتر
- متقاضی باید کپی کارت ملی خود را ارائه نماید.
- ارائه کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت لازم است.
مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی برای پلمپ دفاتر
- مدیر عامل باید کپی کارت ملی خود را ارائه دهد.
- وجود مهر شرکت لازم است.
- از روزنامه تاسیس شرکت باید یک کپی ارائه گردد.
- در صورتی که شرکت تغییراتی داشته باید یک کپی از روزنامه حاوی تغییرات ارائه شود.
- در صورتی که وکیل امور لازم را انجام می دهد وجود وکالتنامه ضروری است.
چه زمانی باید برای دریافت دفاتر اقدام کرد؟
برای دریافت دفاتر مربوط به هر سال، باید سال قبل از آن یعنی پیش از این که سال مالی جدید شروع شود، اقدام نمایید. در صورتی که صفحات دفاتر شما پیش از پایان سال ملی تمام شود باید نسبت به اخذ دفاتر پستی اقدام نمایید.
چرا دفاتر رد می شوند؟
- از دفاتر سال قبل استفاده شده است.
- اطلاعات به صورت کذب ثبت شده اند.
- فعالیت های مربوط به شعبات یا نمایندگی ها ثبت نشده است.
- صفحات به شکلی غیر واقعی سفید مانده است و در واقع قصد سوء استفاده وجود دارد.
- یک یا تعدادی از فعالیت ها ثبت نشده است.
- برخی از مندرجات از طریق تراشیدن، پاک کردن و… تغییر کرده است.
- دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ است.
کاربرد دفاتر پلمپ چیست؟
- برای ارائه اظهارنامه مالیاتی لازم است.
- برای اخذ کارت بازرگانی به دفاتر پلمپ احتیاج دارید.
گواهی پلمپ دفاتر
گواهی پلمپ دفاتر چیست؟ این گواهی شامل چه مواردی می شود؟ خوب معمولا خیلی کم پیش خواهد آمد که نیاز به این گواهی داشته باشید. شرح این گواهی به این صورت است:
مرجع صادر کننده: اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاري
گواهی پلمپ دفاترشرکت /خانم /آقا …………………..دفاتر خود را در تاریخ………………به شماره ……………………….در این اداره کل پلمپ نموده است .این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارئه به ……………………صادر گردیده است.
خوب پس زمانی که مرجع خاصی از شما گواهی خواست می توانید از اداره ثبت شرکتها این گواهی را تهیه کنید.
برای سفارش پلمب دفاتر چگونه اقدام کنیم؟
برای شروع ، باید اظهارنامه الکترونیکی مربوطه را در سایت سازمان ثبت اسناد و املاک قوه قضاییه تکمیل کنید. برای کسب اطلاعات بیش تر به این نشانی مراجعه کنید که تصویر صفحه اول آن در عکس بالا به نمایش در آمده است.
اگر به بخش پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی مراجعه کنید، از شما خواسته می شود که ۵ قسمت مختلف به شرح زیر را تکمیل کنید:
- ورود اطلاعات متقاضی با ذکر سال مالی، ماه مالی، روز مالی، شماره همراه
- ورود اطلاعات شخصیت حقوقی
- ورود اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه
- ورود اطلاعات کلیه اعضای هیات مدیره موسسه /شرکت بر اساس آخرین تغییرات روزنامه رسمی
- ارائه اطلاعات سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
شما برای ارائه اظهارنامه الکترونیکی پلمب دفاتر قانونی، باید شناسه ملی موسسه/شرکت را بدانید. برای این کار به سایت سامانه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور مراجعه کرده و با پر کردن اطلاعات در فرمی که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید، شناسه ملی را دریافت کنید.
برای دریافت شناسه ملی شرکت، باید شماره ثبت شرکت را داشته باشید و نام شرکت را در فرم اینترنتی وارد کنید. سازمان ثبت کننده، نوع شخصیت، اداره کل و واحد ثبتی نیز در صورت نیاز وارد کنید.
وقتی اطلاعات را وارد کردید، روی گزینه جستجو کلیک کنید. سپس، شناسه ملی شرکت مورد نظر، نام شرکت و وضعیت (معتبر یا غیر معتبر) به نمایش در می آید. با شناسه ملی ۱۱ رقمی که دریافت کردید، بقیه فرآیند اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی را دنبال کنید.
اکنون با داشتن اطلاعات شناسه ملی شرکت، به صفحه اظهارنامه باز می گردیم.
اطلاعات را وارد کرده و روی گزینه گام بعدی، کلیک می کنیم. صفحه ای که عکس آن در زیر مشاهده می شود، به نمایش در می آید.
همان طور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، اطلاعات شخضیت حقوقی مرجع ثبت شرکت ها که متقاضی دفاتر پلمب است به نمایش در آمده است. شامل تاریخ ثبت شرکت، شناسه ملی شرکت، نوع شرکت (اینجا مسئولیت محدود)، نشانی و واحد ثبتی در استان مربوطه. با کلیک بر روی بخش تایید اطلاعات شخصیت حقوقی، وارد گام بعدی می شوید.
توجه داشته باشید که دفاتر قانونی پس از پلمب الکترونیکی، فقط به نشانی قانونی اعلامی شخصیت خقوقی ارسال می شود. ملاک استناد نیز، اطلاعات مندرج در سایت ILENC.IR است. بنابراین اگر آدرس فعلی شما با آدرس اعلامی در این سایت، مغایرت دارد، با آگهی روزنامه رسمی خود به مرجع ثبتی در استان محل سکونت مراجعه کنید. اگر مرسوله حاوی دفاتر قانونی به هر دلیلی به دفاتر منخب پستی، برگشت بخورد، محموله دوباره با ارائه درخواست مکتوب اشخاص حقوقی با ارائه مستندات، ارسال می شود. لذا تحویل دستی در باجه های پستی، ممنوع است.
در این قسمت، شماره پیگیری و وضعیت شرکت متقاضی پلمب دفاتر قانونی به نمایش در آمده است. در این بخش، باید اطلاعات اعضای هیات مدیره، شامل، تابعیت، نام، جنیست، کد پستی،نشانی، شماره ملی، تاریخ تولید و شماره موبایل وارد شود.
پس از آن که این اطلاعات وارد شد، یک پیامک حاوی این مضمون از سرشماره ۲۰۱۲۱۲ برای شما ارسال خواهد شد:
اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری شما با شماره پیگیری .. . . . . . . . پذیرش موقت گردید. برای کسب اطلاعات بیش تر به سامانه SSAA.IR مراجعه نمایید. (اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری .. . ). هزینه هر پیام نیز ۵۰ تومان است.
وارد صفحه ای می شویم که تصویر آن در زیر به نمایش درآمده است.
در این صفحه باید اطلاعات زیر وارد شود:
- نوع شخصیت
- نام فارسی شرکت/موسسه
- نام انگلیسی
- تاریخ تولد
- جنسیت
- کد پستی
- نشانی
- شماره ملی و شماره همراه
اطلاعات وارده با سامانه ثبت احوال به صورت آنلاین چک می شود و اگر مغایرتی باشد به شما در همان صفحه اعلام می شود و به بخش بعدی ارجاع نخواهید شد. لذا در ورود اطلاعات دقت کنید.
اگر اطلاعات به درستی وارد شود، زیر صفحه ورود اطلاعات، نام شخصی که اطلاعاتش وارد شده، به نمایش در می آید که در عکس بالا مشاهده می کنید. وقتی اطلاعات مربوطه وارد شد، روی گزینه گام بعدی کلیک کنید تا صفحه ای که عکس آن در تصویر زیر ارائه شده است، به نمایش در آید.
در این صفحه، باید اطلاعات اعضا هیات مدیره را بر اساس آخرین تغییرات روزنامه رسمی وارد کنید. اگر فردی از هیات مدیره است و خارج از شرکا می باشد نیز اطلاعاتش وارد شود. تاریخ شروع سمت و وضعیت حق امضا (ندارد یا حق امضا اوراق بهادار و تعهدآور) مشخص شود. مدت تصدی عضو هیات مدیره نیز باید مشخص شود.
وقتی این اطلاعات را وارد کردید، روی گزینه گام بعدی کلیک کنید تا صفحه ای که عکس آن در تصویر زیر ارائه شده است، به نمایش در آید.
شما در این قسمت، بایستی نوع دفتر و تعداد برگ های دفتر و تعداد دفتر را مشخص کنید. نوع دفتر، به صورت دفتر کل یا رروزنامه بوده و تعداد برگ های دفاتر نیز ۵۰، ۱۰۰ و ۲۰۰ است. وقتی انتخاب کردید، روی گزینه ذخیره دفاتر مورد تقاضا کلیک کنید تا وارد صفحه بعدی شوید.
نکاتی که باید توجه کنید به شرح زیر است:
- اگر دفتری انتخاب کردید که صفحاتش پس از ورود اطلاعات در سال مالی مزبور کم بود، امکان سفارش درخواست در سال مالی بعد را دوباره ندارید.
- متقاضی دفاتر خاص، بایستی دفاتر تهیه شده خود را به اداره پست مرکز استان تحویل دهد.
- متقاضیان تهرانی بایستی دفاتر خاص تهیه شده را به پست چهار راه لشکر تحویل دهند.
- شما باید هم دفتر روزنامه و هم دفتر کل پلمب شده را باید مشخص کنید و تعداد آن ها نیز ذکر کنید.
حال روی گزینه گام بعدی کلیک کنید. بخش آخر، تایید صحت اطلاعات ورودی است که می بایست در گام نهایی بررسی شود تا برگه تایید ورود اطلاعات و پرداخت هزینه ها برای شما به نمایش در آید.
پس از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام درست مراحل اینترنتی بر اساس آن چه در این گفتار ارئه شد، می بایست روی بخش پذیرش نهایی کلیک کرده تا اصل اظهارنامه الکترونیکی پلمب دفاتر را دانلود، مهر و امضا کنید و با مدارک درخواستی، به اداره پست تحویل دهید تا اداره پست، دفاتر پلمب بر اساس نیاز اعلامی شما را که در سامانه اعلام کردید، برایتان ارسال کند.
حال می بایست شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج کنید تا اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمب ٖآن ها برای شما صادر شود تا پرداخت اینترنتی انجام دهید.